Verklaring van voorzitter Simon Vollers tijdens de BLV van 25 juli 2005

ZOETERMEER - Maandag 25 juli 2005

Een aantal keren ben ik in conflict gekomen met de directeur. Herhaalde malen kreeg ik de indruk niet alle relevante informatie te ontvangen en onvoldoende geïnformeerd te worden. Dit escaleerde in oktober 2004, toen heb ik gezegd op te stappen uit het bestuur. Dat heb ik vervolgens in overleg gecorrigeerd en daarna heb ik niet meer ontslag genomen. Wel heb ik mij bereid verklaard op te stappen indien dat gewenst werd, maar op voorwaarde dat minimaal de machtspositie van de directeur beperkt zou worden.

Lang heb ik geprobeerd eruit te komen met de directeur, mede op basis van mijn positieve indruk van zijn capaciteiten en resultaten. Sinds het conflict buiten het bestuur bekend werd, ben ik mij gaan verdiepen in de betrouwbaarheid van de informatie en de prestaties van de directeur. Dat is een soort omvallende dominosteen effect geworden. Het begon met de aftrap van squashcard. Nu is mij duidelijk dat er zeker een achttal centra is waar niet de afdracht voor plaats vindt volgens de regel 550 euro per baan minus een tientje per elk squashcard lid. Het gaat niet over de betalingsregeling waarbij de activiteiten van een centrum aanleiding is om even te wachten hoeveel leden er binnen een af te spreken tijd moet worden gemeld. Dat is geld dat anders later terug betaald zou moeten worden. Het gaat over een lager bedrag dat die afspraak betaald wordt om mee te lopen met een jaar. Een discussie over woorden als afspraken of liegen is niet belangrijk. Wel trek ik de conclusie dat de directeur een andere indruk wekte met zijn uitlatingen tijdens de BLV van december 2004. Het gaat niet om de hoeveelheid geld, die is beperkt. Het gaat erom dat als het bestuur de juiste informatie tijdig ter beschikking krijgt dan kan er gekeken worden of er een passend beleid bij te ontwikkelen valt. Een beleid dat aan de leden uitgelegd kan worden. Dan stellen we een ander niet voor om te gaan met studentenverenigingen, met centra die toezeggingen niet nakomen en hoe om te gaan met verenigingen die een deel van de waarde gebruikt in de rest van de losse verhuur. Al meen ik dat daar in het verleden duidelijk afspraken zijn gemaakt. Het gaat om het geloofwaardigheid van afspraken en van informatie verstrekt door de directeur. Die geloofwaardigheid, eenmaal aangetast, is een hindernis bij het verder ontwikkelen van de bond. En een bestuur dat werkelijke tekortkomingen verbergt verliest daarmee ook geloofwaardigheid. Als geloofwaardigheid betwijfeld wordt dan moet de twijfel weggenomen worden.

Toen ik de eerste bewijzen onder ogen kreeg van de tekortschieten van de afdrachten, onderbouwd met de informatie afkomstig van het bondsbureau, werd mij ook verteld dat er ook facturen waren aangemaakt, zijn, die niet verstuurd zijn. Dat is een ernstige zaak. Ik heb geen bewijsschuld dat dit zo is, maar als dit zo is dan heeft dit gevolgen voor het jaarverslag tenzij er correctieboekingen plaats vinden. Toen ik via de penningmeester hier vragen over stelde aan die accountant, toen bleek dat er correcties hadden plaatsgevonden tijdens de accountantscontrole dit jaar, over boekjaar 2004. Ik heb het bestuur gevraagd dit te onderzoeken en dat is niet gebeurd. Ik herhaal: ik weet niet of onjuiste handelingen plaats gevonden hebben. Het niet gedegen onderzoeken is niet acceptabel.
En als je begint met dit soort vragen dan komt er meer naar boven. Dan herinner ik me de vragen tijdens de BLV van december 2004 over accountmanagement, een fenomeen waar ik geen enkel verslag over heb gezien. Geen verslag van bezoeken, geen verslag van acties en afhandeling daarvan. Ik heb echter wel van diverse personen gehoord dat ze eens bezocht zijn en vervolgens niets meer hebben gehoord. Dat is geen accountmanagement. En als accountmanagement niet heeft plaatsgevonden, moet de bond dan subsidies terugbetalen? Zo wel, dan hebben we een aanzienlijk gat in de begroting. En als dat eens gebeurd is, is er dan meer? Aan geloofwaardigheid moet je werken, zeker als die een deuk oploopt. En hoe zit het dan met de prestaties? Financieel even niet met zekerheid vast te stellen. Maar het aantal squashcardleden groeit traag, de competitie krimpt en heeft ongekende concurrentie.

Dan kom ik op de motivatie van de overige bestuursleden.
De secretaris heeft mij verteld dat hij vrijwilliger is en op afstand wil besturen. De penningmeester stroomt een lovenswaardige loyaliteit aan de directeur en leek zich op vertrouwen te baseren. Maar de informatie is te vaak beperkt, te laat, of onbetrouwbaar en stelt onvoldoende in staat op afstand te volgen en te beheersen. In november is naar aanleiding van mijn probleem met de beperkte informatie van de directeur afgesproken dat de kennisachterstand in september 2005 weggewerkt moet zijn. Welk actieplan ligt er? Waar zijn de documenten die daartoe bijdragen? Welke acties zijn daartoe uitgevoerd? Die afspraak om kennis op te bouwen is niet nagekomen.
Toezegging dat de bestuursleden niet afwijzend staan tegenover mijn ideeën zijn niet geloofwaardig. Elke beslissing die we op den duur hebben genomen ben ik achter blijven staan. Maar als de acties die het bestuur in staat moeten stellen verantwoordelijkheid te dragen uit blijven, als op nieuwe manieren de verantwoordelijkheid van het bestuur, en de voorzitter in het bijzonder, aangetast worden, en als de rest van het bestuur dat billijkt en tolereert, dan worden mijn acties ter correctie dan opgestempeld als ‘eigen zin’. Ik deel wel de opvatting dat het besturen op afstand moet besturen, moet willen besturen. Maar niet dat je op afstand moet blijven wanneer dat niet lukt.

Wat moet er gebeuren?
Op de ingeslagen weg zeg ik doorgaand: continueer de stemming, want ik wordt naar huis gestuurd of ik mag blijven. Dit voorstel van de rest van het bestuur kan alleen maar schade opleveren. En dat terwijl de bond het moeilijk zal krijgen. Ik hoor dat het bezoek aan de centra enigszins onder druk staat. Het aantal aangesloten centra groeit nauwelijks, het jaarverslag meldt alleen nieuwe leden, niet afzeggingen. Subsidies worden beperkt en steeds meer gerelateerd aan het aantal aangesloten individuele leden. De geloofwaardigheid van de directeur is beperkt en de geloofwaardigheid van het bestuur wordt door het afschermen van de directeur aangetast en daarmee de groeipotentie voor de bond. Ik ben niet in het bestuur gestapt om gezellig met vrienden een paar avonden te praten over hoe goed het gaat. Of gesprekken nu gemakkelijk of moeilijk zijn, we hebben een verantwoordelijkheid geaccepteerd en als er een probleem is los je dat op met argumenten, niet door de boodschapper ervan te isoleren en uit het bestuur te werken. Tot een half uur voor de vorige vergadering bleef ik hopen dat we de zaak intern konden oplossen.
Wellicht is deze openheid van zaken het begin van een basis voor de toekomst. Daarvoor moet het voorstel van tafel en moeten we als de weerlicht aan de gang, niet via de directeur, maar zelf, als samenwerkend bestuur dat zich actief, met ondersteuning van de directeur en voor de leden zichtbaar kunnen zijn. Elk van de leden van het huidige bestuur kan daaraan meewerken. Vorig jaar ben ik gekozen voor drie jaar. Als u mij dat toestaat zal ik me met enthousiasme inzetten voor squash. U mag mijn natuurlijk ook ontslaan van mijn verplichtingen.

Dat was wat ik wilde zeggen. Ik ben van plan verder niet te reageren op opmerkingen van overige bestuursleden, maar ik ben wel van plan om te reageren op vragen die u vervolgens mag stellen. Ik ben dus niet van plan om in een discussie te treden.

Voorzitter Squash Bond Nederland,
Simon Vollers

Bron: Squashweb.nl

Luister naar de verklaring - mp3 (1.8 Mb )